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Gestion des médicaments - Approvisionnement, qualité et contrôle de l'inventaire

Comment bien contrôler l’inventaire pour répondre aux besoins des patients?

Avoir un inventaire suffisant permet de répondre aux besoins des patients et d’assurer la continuité des soins (ex. : évaluer le minimum de stocks requis pour éviter l’absence d’un médicament pour un patient).

Privilégiez l’utilisation des technologies pour gérer vos stocks à la pharmacie afin de connaître votre inventaire en temps réel (inventaire perpétuel ou permanent).

Faites un décompte de vos médicaments régulièrement, ainsi que la réconciliation de vos ventes et de vos achats.

Pensez-y

Vous êtes responsable des médicaments dans votre milieu et de la mise en place des mesures suffisantes pour en contrôler l’accès et prévenir les diversions, mais également le mésusage.

Pour y parvenir :

  • Limitez l’accès au personnel autorisé seulement pour tous les lieux d’entreposage des médicaments (pharmacie, commun à l’unité de soins, etc.);
  • Limitez les quantités de médicaments en circulation selon votre jugement professionnel :
    • Restreindre les quantités servies pour les médicaments PRN en considérant le besoin du patient;
    • Favoriser le remballage en petits formats selon la fréquence de réapprovisionnement;
    • Fractionner les quantités de stupéfiants servis;
    • Demander le retour aux fins de destruction des médicaments inutilisés.

Où s’approvisionner lors de certaines situations particulières?

Les médicaments qui constituent votre inventaire sont généralement obtenus auprès de grossistes ou de fabricants. Toutefois, lors de situations particulières, il se peut que vous ayez à vous approvisionner auprès de sources différentes.

Achat et vente entre pharmacies
Pour en savoir plus à ce sujet, consultez :

Achat et vente entre une pharmacie et un établissement de santé
Pour tous les détails, consultez le bulletin d’informations professionnelles no 167 sur les conditions et modalités de vente des médicaments.

Pharmacie préparatrice (préparation d’un médicament par une autre pharmacie, par exemple pour une préparation magistrale non stérile ou une préparation de produits stériles ainsi que pour un outil d’aide à l’administration [sachet, pilulier, etc.]). Pour plus d’information, consultez les documents suivants :

En cas d’urgence
Selon les préférences du patient, aidez-le à trouver le médicament ou une pharmacie où il pourra se procurer le médicament en question.

En cas de rupture complète d’approvisionnement
Prenez les mesures nécessaires afin d’assurer la continuité des soins. Consultez les documents suivants pour plus d’information :

Important : Répondez aux besoins de votre patient en subordonnant votre intérêt au sien, sans égard au coût du médicament requis. À ce sujet, nous vous invitons à consulter les liens suivants :   

Quelles sont les autres particularités en matière d’approvisionnement en établissement de santé?

En établissement de santé, il est important de s’assurer :

  • que le formulaire répond aux besoins des clientèles desservies;
  • que votre inventaire est conforme au formulaire de médicaments en vigueur dans votre établissement :
    • que l’ajout ou le retrait de médicaments au formulaire est encadré par des critères objectifs et clairement communiqués;
  • de la gestion des médicaments hors formulaire;
  • de la gestion des médicaments du programme d’accès spécial.

En vertu du Règlement d’application de la Loi sur l’assurance-hospitalisation, fournissez les médicaments prescrits et nécessaires au maintien ou à l’amélioration de la santé d’une personne admise (hébergée au sens de ce règlement). Consultez la circulaire de 2000-033 pour en savoir plus. 

Impliquez-vous dans la gestion des inventaires de médicaments disponibles à l’extérieur du département de pharmacie, soit sur les unités de soins et dans les CHSLD (communs, cabinets décentralisés, armoire de nuit [pharmacie de soutien], etc.).

Aide-mémoire – Mesures pour sécuriser l’entreposage de médicaments

De plus, impliquez-vous dans la gestion de la médication personnelle du patient, le cas échéant, et gérer celle-ci durant l’hospitalisation et lors de son congé.

Quelles sont les mesures à mettre en place pour s’assurer de la qualité des médicaments se retrouvant dans l’inventaire?

Les médicaments disponibles dans votre inventaire sont homologués et ont obtenu une autorisation de mise en marché par Santé Canada (DIN, NPN, HPN).

Mettez en place des procédures et veillez à leur application, notamment pour :

4.1. Gérer les rappels de médicaments

  • Identifiez les personnes responsables de la gestion des rappels (notamment ceux de Santé Canada) :
    • Identifiez les médicaments dans votre inventaire qui sont visés par le rappel, incluant ceux dans les appareils robotisés :
      • En établissement de santé, identifiez aussi les médicaments disponibles sur les unités de soins (ex. : communs, armoire de nuit, cabinets décentralisés, coffret d’urgence, etc.);
    • Identifiez les patients en possession de médicaments qui sont visés par le rappel :
      • Communiquez avec les patients identifiés et l’équipe traitante, et expliquez-leur la situation;
      • Selon la situation et les recommandations de Santé Canada, établissez le niveau de risque et orientez le patient vers un médecin au besoin;
      • Coordonnez avec le patient le changement de médicament;
    • Établissez les modalités pour le retour du médicament à la compagnie, le cas échéant, et l’achat d’un nouveau lot pour remplacer le rappel;
    • Pour les vaccins servis, retracez le numéro de lot du vaccin.

4.2. Gérer les périmés

Mettez en place une procédure de gestion des médicaments périmés.

Qu’en est-il de l’utilisation des échantillons?

Les échantillons ont comme objectif de permettre au patient de faire un essai thérapeutique pour un nouveau médicament, pour une période limitée. 

Si des échantillons pour des médicaments d’annexe 1, 2 ou 3 vous sont remis, ils deviennent sous votre contrôle et votre responsabilité. Rédigez une procédure qui inclura les éléments suivants et décrira les rôles et responsabilités de chaque intervenant :

  • Entreposage sécurisé des échantillons :
    • Personnel autorisé à y avoir accès;
    • Analyse par le pharmacien, étiquetage et remise au patient;
    • Consignation au dossier du patient;
  • Information à fournir au patient lors de la remise de l’échantillon;
  • Continuité des soins entre l’établissement de santé et la pharmacie communautaire du patient;
  • Gestion des périmés et des rappels.

En établissement de santé, n’utilisez pas les échantillons pour les patients hospitalisés et découragez fortement la présence d’échantillons en clinique ambulatoire. Toutefois, si des échantillons sont disponibles pour les patients en clinique ambulatoire, ceux-ci doivent être sous le contrôle et la responsabilité du département de pharmacie. Rédigez une procédure à cet effet incluant les points mentionnés précédemment et veillez à son application.

Qu’en est-il de l’utilisation des communs en établissement de santé?

Établissez la liste des médicaments disponibles au commun et dans la pharmacie de dépannage (armoire de nuit) en considérant les risques potentiels.

Considérez les mesures pour diminuer le risque d’erreur avec les médicaments disponibles au commun aux unités de soins telles que :

  • Restreindre le choix ainsi que la quantité, et éviter les teneurs multiples d’un même médicament;
  • Procéder à une réévaluation périodique de la liste des médicaments;
  • Sécuriser l’accès aux médicaments au commun, notamment en utilisant un cabinet décentralisé;
  • Procéder à une gestion régulière des médicaments pour s’assurer que seuls les médicaments de la liste s’y retrouvent;
  • Procéder à la gestion des médicaments périmés ou des rappels, le cas échéant.

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Les éléments présentés dans les différents documents sont non limitatifs et ont pour but de permettre le développement de soins et services pharmaceutiques de qualité, sécuritaires et optimaux. Vous devrez faire preuve de jugement afin d’adapter les éléments abordés dans ce guide aux différentes situations rencontrées en pratique.