Gestion des médicaments - Stupéfiants, drogues contrôlées et substances ciblées

Nommez au moins deux personnes qui seront responsables de la gestion des stupéfiants sous la supervision du pharmacien, selon la procédure établie.

Utilisez un logiciel pour gérer vos inventaires de SDCSC en temps réel (inventaire perpétuel ou permanent).

De plus, mettez en place des mesures de surveillance et de contrôle. Par exemple :

• Installez une caméra dans la zone de réception, d’entreposage, de manutention et de manipulation des SDCSC;
• Contrôlez les accès aux zones de réception, d’entreposage, de manutention et de manipulation des SDCSC;
• Alternez les personnes responsables du contrôle des inventaires;
• Maintenez à jour les registres d’achat, de vente et de distribution de ces médicaments et assurez une gestion serrée des inventaires;
• Effectuez des décomptes manuels des médicaments en inventaire minimalement deux fois par année, pour découvrir les divergences s’il y a lieu et réconcilier vos inventaires;
  • Achat – Vente = Stock en inventaire
  • Justifier les divergences détectées et remettre l'inventaire à zéro
• Effectuez des vérifications aléatoires mensuellement selon les besoins;
• Protégez vos codes d’accès permettant l’achat de SDCSC;
• Privilégiez l’entreposage des SDCSC dans une armoire sous clé;
• Placez les produits codéinés inclus à l’annexe II à l’écart (non visibles par le public).

Concernant l’entreposage sur les unités de soins, en CHSLD, dans un établissement de détention et en résidence pour personnes âgées (lorsque les médicaments au nom du patient sont conservés à un endroit unique et administrés par des infirmiers ou des préposés) :

• Assurez-vous que l’entreposage permette de contrôler les SDCSC :
  • Avec un système à deux clés (ou code d’accès)
    • Dans une armoire au poste des soins infirmiers;
    • Dans un tiroir sous clé dans un chariot de distribution verrouillé;
  • Dans un cabinet décentralisé.
• Assurez-vous également que les SDCSC haute concentration ne se retrouvent pas dans les communs (ils peuvent être servis au nom du patient), sauf exception (unité de soins palliatifs). Dans ce cas, il faut bien les identifier et les séparer des autres stupéfiants.

Pour cibler et gérer les divergences :

• Procédez à l’analyse des écarts, qu'ils soient positifs ou négatifs, afin d’en rechercher les causes (ex. : erreurs de saisie informatique, erreur de comptage, perte non consignée dans le registre, instrument de mesure imprécis, etc.), et ce, pour tous les lieux d’entreposage (pharmacie, unité de soins, cabinets décentralisés, etc).
• Déclarez à Santé Canada toute perte ou tout vol de médicaments dans les 10 jours et conservez les documents pertinents. Selon la situation, évaluez la nécessité d’alerter les policiers pour qu’il y ait enquête ou arrestation.
• Détruisez les SDCSC périmés ou rapportés par le patient dans les meilleurs délais afin d’éviter d’avoir de grandes quantités. Pour plus d’information, consultez le bulletin L’interaction express suivant : Destruction des stupéfiants, drogues contrôlées et substances ciblées : autorisation non requise par Santé Canada.
• De plus, en établissement de santé, mettez en place des mesures de contrôle des quantités de SDCSC aux communs disponibles sur les unités de soins et en CHSLD, notamment :
  • Contrôle informatique avec le cabinet décentralisé :
    • Assurez-vous que la gestion des divergences est supervisée par un membre du département de pharmacie.
    • Assurez-vous aussi qu’une réconciliation ordonnance-patient-quantité de médicament dans le cabinet est réalisée par un membre du département de pharmacie.
  • Contrôle des médicaments servis en piluliers avec une feuille de décompte :
    • Assurez-vous périodiquement de faire le contrôle des feuilles de décompte en circulation pour éviter les feuilles perdues et le vol de SDCSC.

Les documents suivants de Santé Canada pourraient vous être utiles : 

• Inspections des pharmacies
• Directives sur les substances désignées pour les pharmaciens communautaires: sécurité, rapprochement des stocks et tenue de dossiers : https://www.canada.ca/fr/sante...

• Fluctuation inexpliquée dans vos achats de SDCSC;
• Fréquence inhabituelle de commandes pour certains médicaments :
  • Utilisez vos rapports d’inventaire pour déterminer la problématique;
• Fréquence inhabituelle d’approvisionnement des communs, cabinets décentralisés, etc.;
• Divergences détectées lors des décomptes;
• Absence d’efficacité et d’effet indésirable chez un patient :
  • Peut suggérer que le médicament n’est pas administré au patient;
  • Peut suggérer que le médicament a été remplacé par un autre produit (ampoule, capsule, etc.).

Le chef du département de pharmacie en assure la gestion. Il met en place des mesures pour l’approvisionnement, l’entreposage, la préparation et le reconditionnement.

Pour faciliter la prise de décision, il est possible de consulter le document Cannabis à des fins thérapeutiques – Outil d’aide à la décision. Il a été élaboré par cinq ordres professionnels pour soutenir les professionnels exerçant en établissement de santé dans l’élaboration de leurs procédures, protocoles ou règles d’utilisation concernant l’usage du cannabis à des fins thérapeutiques. L’outil présente les principales questions à se poser en y apportant certaines précisions et commentaires.